Klantportaal laten maken dat je klanten echt gebruiken

Een afgeschermde online omgeving waar klanten inloggen en hun documenten, de status van hun opdracht, facturen en berichten op één plek vinden. Het vervangt het heen en weer mailen van bijlagen en statusvragen tussen jou en je klant.

Een kant-en-klaar portaal kost omgerekend zo'n €20 tot €120 per maand. Een portaal-plugin op een bestaande WordPress-site kost ongeveer 100 tot 200 dollar per jaar plus inrichting. Maatwerk begint bij Volstoom vanaf €6.500, met een vaste prijs per fase.

Begin met de vraag waar klanten je nu het vaakst over mailen, en kies daarna de route: kant-en-klaar, een WordPress-plugin of maatwerk. Kies je maatwerk, dan start het met een analyse van je proces en je systemen, gevolgd door een vaste prijs en een bouw in sprints van twee weken.

Een kant-en-klaar portaal staat in één tot twee weken, een WordPress-portaal in twee tot vier weken en maatwerk kost zes tot twaalf weken, afhankelijk van de koppelingen. De meeste vertraging zit in het verzamelen van documenten, het bepalen van rechten en het schrijven van teksten.

Vrijwel altijd. Pakketten zoals Exact Online, Moneybird, HubSpot en Pipedrive hebben een API waar we op aansluiten; voor oudere systemen bouwen we een tussenlaag. In de analysefase testen we de koppeling voordat je ergens aan vastzit.

Ja. Je verwerkt persoonsgegevens, dus je sluit een verwerkersovereenkomst met wie de data opslaat, weet in welk land die staat, regelt rechten per klant en gebruikt tweestapsverificatie. Leg ook vast wie welke gegevens inziet, zodat je een incident kunt herleiden.

Ja, met een portaal-plugin zet je op een bestaande WordPress-site een degelijk portaal voor documenten en status. Houd updates en beveiliging daarna wel strak bij, want je site bevat vanaf dat moment vertrouwelijke klantdata. Voor facturatie, betalingen en koppelingen loop je met een plugin sneller tegen grenzen aan.

Een klantportaal is een soort webapplicatie: software in de browser, speciaal voor je klanten. Een webapplicatie kan ook voor je eigen team zijn, zoals een planningstool of een intern dashboard. Vaak bouwen we die twee samen, op dezelfde database.

Jij. Wat we voor je bouwen is van jou, inclusief de broncode. We bouwen op gangbare techniek en documenteren de code, zodat elke ervaren ontwikkelaar het later kan overnemen.