E-facturatie en Peppol: wanneer wordt het verplicht in Nederland?

Wat e-facturatie wel en niet is

De verwarring begint meestal bij de pdf. Een factuur die je als pdf mailt is een digitale factuur, maar geen elektronische factuur in de zin van de wet. Het verschil zit hem in wie de factuur kan lezen: een pdf is gemaakt voor mensenogen, en de boekhoudsoftware van je klant moet er alsnog gegevens uit overtypen of scannen.

Een echte e-factuur is een gestructureerd databestand. Alle velden staan er machineleesbaar in: factuurnummer, datum, btw-tarief per regel, jouw btw-nummer, dat van je klant. De software van de ontvanger leest dat rechtstreeks in en boekt het weg, zonder tussenkomst. Het formaat dat daarvoor in Nederland wordt gebruikt heet UBL, met een Nederlandse variant genaamd NLCIUS.

Dat verschil is de hele reden dat overheden hierop aandringen. Handmatig overtypen kost tijd en levert fouten op, en fouten in facturatie zijn precies waar btw-controles op stuklopen.

Wat is Peppol en hoe werkt het netwerk?

Peppol is geen software die je koopt, maar een afsprakenstelsel plus een netwerk. Je kunt het vergelijken met het banknetwerk: jij hoeft niet te weten bij welke bank je klant zit, je vult een IBAN in en het geld komt aan. Bij Peppol vul je een Peppol-ID in en de factuur komt aan.

Zo'n Peppol-ID is een adres in dat netwerk, meestal gebaseerd op een KvK- of btw-nummer. Om te kunnen versturen en ontvangen sluit je aan via een access point: een gecertificeerde dienstverlener die jouw factuur het netwerk in stuurt. In de praktijk is dat je boekhoudpakket of je facturatiesoftware, die dat achter de schermen voor je regelt.

Je hoeft dus zelden zelf iets met Peppol te bouwen. De belangrijkste vraag is of het pakket dat je al gebruikt het ondersteunt, en of de gegevens die Peppol verplicht stelt wel compleet in dat pakket terechtkomen.

• Peppol-ID: jouw adres in het netwerk, meestal op basis van KvK- of btw-nummer
• Access point: de gecertificeerde partij die je factuur verstuurt en ontvangt
• UBL of NLCIUS: het formaat waarin de factuurgegevens staan
• Peppolautoriteit: houdt in Nederland toezicht op de access points

Is e-facturatie verplicht in Nederland?

Voor leveranciers van de rijksoverheid wel, voor gewone facturen tussen bedrijven nog niet. Dat gaat veranderen: op 11 september 2026 maakte het kabinet bekend dat het e-facturatie per 1 juli 2030 wil verplichten voor alle facturen tussen bedrijven, binnenlands en grensoverschrijdend. Digitale rapportage van binnenlandse transacties aan de Belastingdienst volgt per 1 juli 2031. Dat staat in het bericht 'Kabinet kiest voor invoering e-facturatie en rapportage voor bedrijven' op Rijksoverheid.nl van 11 september 2026.

Het is nog een plan, geen wet. Het conceptwetsvoorstel gaat in het najaar van 2026 in internetconsultatie, en het kabinet wil het wetsvoorstel voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. Details kunnen dus nog schuiven. Welk netwerk en welk formaat verplicht worden, staat bijvoorbeeld niet in het kabinetsbericht.

De grensoverschrijdende kant komt uit Europa. De EU-richtlijn Btw in het digitale tijdperk, ook bekend als ViDA, verplicht e-facturatie en digitale rapportage per transactie voor B2B-handel tussen EU-landen vanaf 1 juli 2030. Nederland trekt die regels door naar binnenlandse facturen, net als Frankrijk, Duitsland, België, Polen en Italië. Ondernemers die de kleineondernemersregeling (KOR) gebruiken, met maximaal 20.000 euro omzet per jaar, zijn uitgezonderd van e-facturatie en rapportage, ook na juli 2030.

Peppol in België: al verplicht sinds 1 januari 2026

In België is e-facturatie tussen bedrijven al verplicht. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen sturen en kunnen ontvangen, en een pdf per e-mail volstaat daar niet meer. Om te versturen heb je volgens de Belgische overheid software nodig die met het Peppol-netwerk verbonden is.

De plicht geldt voor transacties tussen twee Belgische btw-plichtigen, ook voor kleine ondernemingen in de Belgische vrijstellingsregeling. Buitenlandse ondernemingen zonder zetel of vaste inrichting in België vallen er niet onder, ook niet als ze een Belgisch btw-nummer hebben. De algemene tolerantieperiode in het begin van 2026 is inmiddels afgelopen. Dat staat op efactuur.belgium.be, de informatiesite van de Belgische FOD Financiën.

Voor een Nederlandse ondernemer zonder vestiging in België is Peppol richting Belgische klanten dus geen plicht. Toch is het verstandig om het aan te zetten. Je Belgische klant draait zijn inkoop inmiddels op Peppol en verwerkt een e-factuur automatisch, een pdf niet. En wie op Peppol is aangemeld, geeft daarmee volgens de Belgische overheid aan e-facturen te willen ontvangen, dus je kunt die klant gewoon via het netwerk factureren.

• Vraag het btw-nummer van je Belgische klant en controleer het via VIES
• Zoek in de Peppol Directory of je klant op het netwerk staat
• Controleer of je boekhoudpakket e-facturen naar het buitenland kan versturen
• Spreek met je klant af dat je voortaan via Peppol factureert

Wat kost e-facturatie en is Peppol gratis?

Het Peppol-netwerk zelf kent geen abonnement: de Nederlandse Peppolautoriteit levert geen commerciële diensten en rekent geen abonnementskosten. Je betaalt via je boekhoudpakket of een serviceprovider, en daar lopen de prijzen uiteen. Volgens de Peppolautoriteit rekenen sommige pakketten niets extra voor versturen of ontvangen, andere wel, per factuur of in een all-in tarief.

Factureer je alleen af en toe aan de rijksoverheid, dan is er een gratis route. Het leveranciersportaal van de rijksoverheid is kosteloos voor wie maximaal tien e-facturen per maand naar het Rijk stuurt. Dat portaal kan alleen versturen, niet ontvangen, en werkt alleen voor facturen aan de overheid.

Hoe vier veelgebruikte Nederlandse pakketten ervoor staan, staat in de tabel hieronder. Volstoom controleerde dit op 25 oktober 2026 op de eigen sites van de pakketten. Waar een pakket geen prijs noemt, staat dat er ook zo; vraag het dan na bij je leverancier.

Je Peppol-ID: aanvragen, vinden en e-facturen ontvangen

Een Peppol-ID vraag je niet los aan: je krijgt het zodra je je via je boekhoudpakket of een serviceprovider op het netwerk aanmeldt. In Nederland is dat ID meestal gebaseerd op je KvK-nummer. Bij de aanmelding controleert het pakket eerst of jij echt dat bedrijf bent, bijvoorbeeld met je KvK-nummer en IBAN, en daarna kies je of je wilt versturen, ontvangen of allebei.

Of een klant of leverancier op Peppol zit, zoek je op in de Peppol Directory, op naam. Op peppol.nl staat daarnaast een opzoektool waarmee je op KvK-, btw- of OIN-nummer kunt zoeken. De meeste pakketten doen die controle zelf bij het versturen: staat je klant op het netwerk, dan gaat de factuur via Peppol.

Ontvangen gaat vanzelf zodra je aangemeld bent. Leveranciers die via Peppol factureren, komen direct in je inkoopadministratie binnen, zonder pdf die je moet overtypen. Let wel op: je kunt Peppol maar vanuit één pakket tegelijk gebruiken, dus meld je niet in twee pakketten aan.

Heeft je klant geen Peppol, dan stuurt je pakket de factuur gewoon als pdf per e-mail, eventueel met een UBL-bestand als bijlage. Moneybird schakelt bijvoorbeeld zelf om naar e-mail als een klant niet op het netwerk staat. Zolang e-facturatie tussen Nederlandse bedrijven niet verplicht is, is dat volkomen in orde.

Wat je nu al kunt regelen

De grootste valkuil zit niet in de techniek maar in je gegevens. Een Peppol-factuur zonder geldig btw-nummer van je zakelijke klant wordt geweigerd door het netwerk. Als jouw bestelproces dat nummer nooit heeft gevraagd, sta je op het moment van verplichting met duizenden klantrecords die je alsnog moet aanvullen.

Begin dus bij de bron. Vraag zakelijke klanten in je checkout of je offerteformulier om hun btw-nummer, valideer het meteen tegen de Europese VIES-database, en leg het vast bij de klant in plaats van los bij de order. Datzelfde geldt voor het onderscheid tussen zakelijke en particuliere klanten: zonder dat onderscheid weet je systeem straks niet welke factuur de Peppol-route op moet.

De verzending zelf laat je aan je boekhoudpakket. Moneybird, Exact Online en SnelStart kunnen al via Peppol versturen, en e-Boekhouden.nl werkt er volgens de eigen site aan. Dat is ook de logische plek: daar staat je administratie, daar hoort je facturatie.

• Vraag zakelijke klanten om hun btw-nummer en valideer het via VIES
• Maak in je systeem onderscheid tussen zakelijke en particuliere klanten
• Leg bedrijfsnaam en adres compleet vast, niet alleen een e-mailadres
• Vraag je boekhoudpakket wat hun planning voor Peppol is
• Controleer of je webshop die gegevens compleet doorgeeft aan je boekhouding

E-facturatie in je webshop

Voor webshops zit het werk vrijwel altijd in de koppeling tussen de shop en de boekhouding. De shop verzamelt de gegevens, de boekhouding maakt en verstuurt de factuur. Loopt daar iets mis, dan merk je dat pas als een factuur wordt geweigerd.

In de praktijk zien we drie dingen fout gaan. Het btw-nummer wordt wel gevraagd maar niet doorgegeven aan de boekhouding. Zakelijke klanten worden als particulier weggeboekt, waardoor de btw-verlegging niet klopt. En creditfacturen bij retouren worden helemaal niet aangemaakt, waardoor je administratie scheef loopt.

Volstoom bouwt koppelingen tussen WooCommerce en de boekhouding, en laat het e-factureren zelf bewust aan het boekhoudpakket. Wat de koppeling regelt, is dat btw-nummer, bedrijfsnaam en het onderscheid tussen zakelijk en particulier compleet aankomen. Dat kan met een koppeling naar Exact Online, Moneybird, SnelStart of e-Boekhouden, vanaf €995 eenmalig, excl. btw.

Alle varianten staan bij WooCommerce-koppelingen, en hoe de Exact-koppeling in de praktijk werkt lees je in WooCommerce koppelen aan Exact Online. Wie zijn koppeling goed heeft staan, hoeft voor e-facturatie weinig extra's te doen. Wie orders nog met de hand overtypt, heeft er tot juli 2030 een goede reden bij om dat te automatiseren.